º ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO

1 – ESTUDO DAS DEMANDAS JUDICIAIS EM SANTA CATARINA

Em 2011 o Tribunal firmou novo contrato com a Universidade Federal de Santa Catarina – Contrato Nº 077/2011 – cujo objetivo é o estudo e previsão do comportamento e aumento das demandas judiciais no Estado de Santa Catarina, até o ano de 2020.

A proposta do estudo em questão é subsidiar a Administração do Poder Judiciário ao planejamento de instalação, classificação, funcionamento, elevação, rebaixamento, desdobramento, agregação, alteração e até extinção de unidades de divisão judiciária, nos termos da Resolução 28/2010/TJ.

2 – Planejamento e acompanhamento das Metas do CNJ

Em cumprimento às determinações do Conselho Nacional de Justiça, realizou-se o acompanhamento das Metas Nacionais de 2012, bem como daquelas pendentes dos anos de 2009 (Meta 2) e 2010 (Metas 2, 3, 4 e 10), sob a supervisão dos Magistrados Antônio Zoldan da Veiga e Julio Cesar Ferreira de Mello, até outubro de 2012 e, a partir de novembro, André Alexandre Happke.

METAS 2012	STATUS
Meta 1. Julgar quantidade maior de processos de conhecimento do que os distribuídos em 2012.	ACOMPANHAMENTO
Meta 2. Julgar, até 31/12/2012, pelo menos, 80% dos processos distribuídos em 2007, no STJ; 70%, em 2009, na Justiça Militar da União; 50%, em 2007, na Justiça Federal; 50%, de 2007 a 2009, nos Juizados Especiais Federais e Turmas Recursais Federais; 80%, em 2008, na Justiça do Trabalho; 90%, de 2008 a 2009, na Justiça Eleitoral; 90%, de 2008 a 2010, na Justiça Militar dos Estados; e90% em 2007, nas Turmas Recursais Estaduais, e no 2º grau da Justiça Estadual.	ACOMPANHAMENTO
Meta 3. Tornar acessíveis as informações processuais nos portais da rede mundial de computadores (internet), com andamento atualizado e conteúdo das decisões de todos os processos, respeitado do segredo de justiça.	CUMPRIDA
Meta 4. Construir Núcleo de Cooperação Judiciária e instituir a figura do Juiz de Cooperação.	CUMPRIDA
Meta 5. Instalar sistema eletrônico para consulta à tabela de custas e emissão de guia para recolhimento.	ACOMPANHAMENTO

No que tange às metas que não foram totalmente atingidas, estão sendo desenvolvidas ações para o seu integral cumprimento, devidamente monitoradas pela Corregedoria-Geral da Justiça.

3 - Coleta e cadastramento DE dados RELATIVOS Ao PROJETO “Justiça em Números”, do CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA – CNJ

A Assessoria de Planejamento é responsável pela compilação e pelo encaminhamento semestral, ao Conselho Nacional de Justiça, pelo sistema informatizado, dos dados relativos ao Projeto “Justiça em Números”.

Nos termos da Resolução nº 76/2009, do Conselho Nacional de Justiça, o Projeto “Justiça em Números” envolve informações sobre:

· Orçamento e finanças;

· Quadro de pessoal;

· Parque de informática

· Área (espaço físico dos imóveis);

· Informações processuais; e

· Mecanismos de acesso à justiça.

Já foram iniciados os trâmites para a geração dos dados do segundo semestre de 2012, cujo prazo de informação ao Conselho Nacional de Justiça irá até o dia 28/2/2013 (Projeto nº 211).

4 – PORTAL DA TRANSPARÊNCIA

Em conformidade com os artigos 5º, inciso XXXIII, da Constituição de 1988, o acesso à informação tornou-se um dos insumos básicos ao exercício da cidadania. Dessa premissa extrai-se o direito do cidadão em conhecer, opinar e acompanhar as decisões governamentais para certificar-se de que os recursos postos à disposição do Estado produziram resultados positivos em prol da coletividade – a atuação popular no sentido de defender direitos e interesses coletivos perante a administração pública é intitulado de controle social.

Já o artigo 216 determina que a Administração Pública, na forma da lei, deve assegurar a consulta às informações a quantos dela necessitem.

O Conselho Nacional de Justiça, por meio da Resolução n. 79, de 9 de julho de 2009, dispôs sobre a transparência na divulgação das atividades dos órgãos do Poder Judiciário brasileiro, bem como a Resolução n. 102, de 15 de dezembro de 2009, regulamentou a publicação das informações alusivas à gestão orçamentária e financeira, aos quadros de pessoal e respectivas estruturas remuneratórias dos tribunais e conselhos.

Atendendo as determinações do Conselho Nacional de Justiça, o Tribunal de Justiça de Santa Catarina disponibilizou em sua homepage, no ícone Transparência, as informações das suas atividades, na forma prevista na referida Resolução.

No entanto, no dia 18/11/2011, foi sancionada a Lei Federal n. 12.527 a qual:

· Consolidou e definiu o marco regulatório sobre o acesso à informação pública sob a guarda do Estado;

· Estabeleceu procedimentos para que a Administração responda a pedidos de informação do cidadão;

· Estabeleceu que o acesso à informação pública é regra, e o sigilo, a exceção.

No mês de outubro de 2012, a Assessoria de Planejamento iniciou as tratativas com representantes da Diretoria de Tecnologia da Informação e Auditoria Interna visando melhorar o Portal da Transparência, no sentido oferecer ao cidadão amplo acesso às informações referentes à gestão pública e à aplicação dos recursos públicos do Poder Judiciário de Santa Catarina, cujo objetivo é:

· Normatizar e definir o tipo de informação;

· O tratamento e a forma como a informação será disseminada;

· Os responsáveis pelo conjunto de informações, em quanto e a que tempo ela deve ser atualizada.

5 – AUXILIAR CHEFES DE SECRETARIAS NA GESTÃO DOS FÓRUNS

Em 2010, o Tribunal de Justiça editou a Resolução nº 44/2010-GP, que estabeleceu critérios e disciplinou a emissão de requisições de pequenos serviços e compras para todas as unidades administrativas do Poder Judiciário. Com a sua implantação, verificou-se, a partir de 2011, a necessidade de se disponibilizar as secretarias de foros orientações de modo a estabelecer um padrão mínimo de qualidade, principalmente no que se refere à manutenção predial, limpeza e conservação.

As Secretarias dos Fóruns necessitam de alinhamento contínuo de suas atividades com todos os órgãos da Secretaria do Tribunal, razão pela qual há a necessidade de implantação de um check-list de procedimentos e orientações de rotinas padronizadas no que tange à gestão dos fóruns. Visando o efetivo desenvolvimento de suas atividades, aponta-se no sentido da capacitação dos chefes de secretaria para melhorar a manutenção predial em geral, evitando, com isso, custos elevados com reformas e outros serviços relacionados.

Verificou-se a necessidade de que as atividades exercidas sejam efetuadas de modo planejado, preventivo e padronizado, evitando-se desperdícios e retrabalhos, proporcionando a melhoria da comunicação e do fluxo de trabalho em relação aos procedimentos de acompanhamento e execução de serviços necessários à manutenção do fórum.

A Assessoria de Planejamento elaborou projeto para estruturar e dar suporte às secretarias dos fóruns, no sentido de dotá-las de um check-list de procedimento e orientações que auxiliem na gestão, envolvendo o funcionamento e manutenção preventiva para que as atividades desenvolvidas sejam praticadas deforma proativa e planejada, de modo que os serviços prestados pelos fóruns não sofram solução de continuidade, permitindo o monitoramento por todas as áreas envolvidas do Tribunal de Justiça.

No tocante à execução do Projeto, foram realizadas no mês de abril de 2012 reuniões com a equipe de implantação de serviços judiciários e com os responsáveis pelas diretorias de Engenharia e Arquitetura, Infraestrutura, Material e Patrimônio, Orçamento e Finanças e Recursos Humanos, para a elaboração do check-llist.

Para apresentação dos tópicos do check-list de procedimento foi realizado um wokshop no mês de junho de 2012, com a participação de seis chefes de secretarias, convidados pela Assessoria de Planejamento – Barra Velha, Chapecó, Concórdia, Jaraguá do Sul e São Bento do Sul.

Na sequência foi disponibilizado aos seis chefes de secretarias e às Diretorias de Engenharia e Arquitetura, Material e Patrimônio e Infraestrutura, um hotsite para avaliação e sugestão de melhoria do check-list, culminando com a criação do site Portal do Servidor.

A disponibilização do Portal do Servidor a todas as comarcas do Estado está prevista para março de 2013.

6 – GESTÃO POR PROCESSOS

O Poder Judiciário catarinense frequentemente se depara com crescente volume de demandas judiciais, o que poderia motivar o aumento proporcional da força de trabalho e a aplicação de novas ferramentas e formas de trabalho para o atendimento das necessidades geradas na área judicial e, na mesma proporção, na área administrativa.

Como é sabido, o aumento da força de trabalho é algo que não é possível buscar, ao menos na mesma intensidade do aumento na demanda processual. Desse modo, entende-se que o Poder Judiciário catarinense necessita melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes internos e externos e, para isso, deve adotar novo modelo de gestão de processos que, necessariamente, passa pelo mapeamento, a racionalização e o redesenho de seus fluxos de trabalho.

Essa redefinição dará suporte para o desenvolvimento de sistemas administrativos e judiciais, o desenvolvimento da educação corporativa, a análise contínua e revisão dos processos de trabalho. Atualmente existem iniciativas isoladas no tocante a mapeamento de processos, com resultados comprovados, porém, não há padronização ou normatização que assegure a institucionalização desta prática de gestão.

A Assessoria de Planejamento, com vistas a implementar uma estratégia abrangente, sistemática, estruturada, para auxiliar a identificação e o aprimoramento dos processos e que garanta a participação maciça das pessoas envolvidas, iniciou estudos com objetivo de estabelecer parâmetros para a institucionalização da gestão de processos no âmbito do Poder Judiciário visando elevar a performance produtiva do Poder Judiciário e qualidade nos serviços prestados, além de:

· Disseminar os conceitos relacionados ao mapeamento e gestão de processos;

· Fortalecer a cultura de melhoria contínua dos processos entre os colaboradores;

· Promover o trabalho colaborativo;

· Formalizar uma metodologia para a gestão de processos de trabalho;

· Documentar o conhecimento institucional contido nas rotinas de trabalho;

· Identificar uma estrutura para dar suporte à institucionalização da gestão de processos;

· Desenvolver uma “prova de conceito” ou “projeto piloto” com emprego da metodologia aprovada;

O Projeto Piloto foi desenvolvido em parceria com a Diretoria de Material e Patrimônio, no âmbito do processo de gerenciamento da ata de registro de preços.

Visando realizar a análise do projeto-piloto, a Assessoria de Planejamento a iniciou, em novembro de 2012, tratativas com a Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC e a Fundação Getúlio Vargas – FGV, com o objetivo buscar orientação na implantação da gestão por processos no Tribunal de Justiça.

7 – PROCESSO ADMINISTRATIVO N. 431054-2011.3 - SAÚDE DOS SERVIDORES

Em 2011 o Presidente do Tribunal de Justiça designou servidores para compor uma equipe multidisciplinar, sob a Presidência da Assessoria de Planejamento, com o objetivo de iniciar estudo acerca da saúde dos servidores e magistrados do Poder Judiciário Catarinense, que desenvolvem suas atividades com o uso do Sistema de Automação do Judiciário (SAJ 5 – módulo virtual), utilizando-se como piloto os cartórios remotos dos processos eletrônicos (CREPES).

Inicialmente foi feito um amplo diagnóstico sobre todos os problemas existentes nas unidades que utilizam somente o SAJ 5 – módulo virtual (fls. 51), quais sejam:

· Cartório Remoto de Execuções Fiscais

· Cartório Remoto de Execuções Penais

· Juizado Especial da Fazenda Pública da comarca da Capital

· Juizado Especial de Santo Antônio de Lisboa da comarca da Capital

· Unidade Regional de Execução Fiscal da comarca de Lages

· Vara de Execuções Penais da comarca de Criciúma

O diagnóstico feito in loco por profissionais das Diretorias de Saúde e de Recursos Humanos nas unidades foram ouvidos todos os colaboradores, incluídos os magistrados, servidores, estagiários, servidores à disposição e terceirizados, alguns destes com participação ativa nas reuniões da equipe, e constatou-se:

· Monotonia das atividades

· Problemas no software e atendimento ineficiente

· Equipamentos inadequados

· Velocidade da rede e instabilidade na conexão

· Carga de trabalho excessiva

· Treinamento insuficiente

· Despreparo dos advogados

· Mobiliário parcialmente adequado e ausência de orientação dos usuários: Relacionamento saudável do grupo e falta de atenção

· Problemas físicos de saúde

Após a realização do diagnóstico, a equipe indicou onze sugestões para prevenir os problemas causados pelo trabalho, relacionadas na sequência:

1) Pausas na jornada de trabalho

2) Tempo efetivo de trabalho

3) Cartórios remotos que

4) Campanhas de sensibilização e conscientização

5) Usabilidade do sistema.

6) Equipamentos adequados

7) Mobiliários adequados.

8) Link de acesso de velocidade da rede

9) Equipe de suporte técnico

10) Capacitação

11) Técnico de Suporte em Ergonomia

O relatório final do Processo Administrativo n. 431054-2011.3 seguiu para apreciação e aprovação da Presidência.

8 – ANÁLISE DE CUSTOS DE PROCESSOS NO SEGUNDO GRAU - TJSC

Atendendo determinação da Presidência no Processo Administrativo n. 370323-2012.5, motivada por um pedido do Desembargador Raulino Jacó Brüning, no qual solicitou esforços necessários para se chegar ao custo de cada processo concluso no seu gabinete, a Assessoria de Planejamento, por meio do Assessor Wanderley Horn Hülse, elaborou estudo sobre o custo aproximado de um processo judicial no 2º Grau de Jurisdição do Poder Judiciário de Santa Catarina – PJSC.

A priorização na implementação de uma ferramenta desta natureza no Poder Judiciário de Santa Catarina daria totais condições para melhor mensurar, controlar, avaliar e gerenciar os gastos da administração pública, disponibilizando aos gestores informações e dados de apoio no processo de tomada de decisão, além de atender o disposto no § 3º do art. 50, da Lei de Responsabilidade Fiscal, que determina à Administração Pública a manutenção de sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

O relatório final do referido estudo será divulgado pelo Desembargador Raulino Jacó Brüning no início de 2013.

9 – RENOVAÇÃO DO CONTRATO DO SISTEMA SAJ

A Assessoria de Planejamento atenta ao fato de que o avanço tecnológico introduz-se de maneira decisiva no universo jurídico coordenou a equipe multidisciplinar de análise do projeto básico de renovação do contrato do Sistema SAJ, cujo objetivo é a contratação de:

· Serviços de suporte técnico e manutenção corretiva;

· Manutenção tecnológica adaptativa e evolutiva continuada da solução;

· Desenvolvimento de funcionalidades e prestação de serviços sob demanda.

Os estudos das inovações tecnológicas, as quais devem ser inseridas no referido projeto básico, foram realizados no período de julho a dezembro e devem adentrar o mês de janeiro de 2013.